10 x A für Ihren gelun­genen Ausstellungsstand

Nicht nur Unter­nehmen wissen: Ausstel­lungs­stände auf Messen und Veran­stal­tungen lohnen sich. Selten bieten sich so viele Gele­gen­heiten, neue Kunden und Inter­es­senten zu gewinnen.

Sie haben sicher schon einmal eine Messe, den Evan­ge­li­schen Kirchentag oder den Katho­li­kentag besucht. Erinnern Sie sich noch, welcher Stand Ihr beson­deres Interesse geweckt hat? War es viel­leicht der verfüh­re­ri­sche Kaffee­duft, das gelungene Design oder doch die sympa­thi­schen Mitar­beiter am Stand?

Wir haben uns auf dem dies­jäh­rigen Deutschen Evan­ge­li­schen Kirchentag umge­schaut und für Sie Kriterien für einen gelun­genen Ausstel­lungs­stand zusammengestellt.

Die folgenden 10 Ratschläge sollen Ihnen zu einem gelun­genen Ausstel­lungs­stand mit A(ha)-Effekt verhelfen. Passen­der­weise beginnt jeder Tipp unseres kleinen Einmal­eins des Messe- und Ausstel­lungs­auf­tritts mit einem A.

In den kommenden Tagen und Wochen werden wir hier übrigens beste Beispiele vom Evan­ge­li­schen Kirchentag analy­sieren – und Ihnen so ja viel­leicht auch die zündende Idee für Ihren nächsten Messe­stand liefern?! (Falls Sie das nicht verpassen wollen, melden Sie sich doch für ein E‑Mail-Update an).

Unsere 10 großen A für Ihren Ausstellungsstand

1 x A: Ausgabenplanung

Gerne würden wir Ihnen etwas anderes erzählen – ungerne sprechen wir direkt zu Anfang über Geld. Aber vorab: Wenn Sie am Ausstel­lungs­stand sparen wollen, sparen Sie sich die Sache!

Die schlechte Nachricht: Profes­sio­nell und einladend wirkende Stände gibt es nicht umsonst und Sie sollten im Vorfeld einen realis­ti­schen Kosten­plan aufstellen.
Die gute Nachricht: Nach der Ausstel­lung ist vor der Ausstel­lung! Ihren mobilen Messe­stand können Sie jederzeit wiederverwenden.

Welche Kosten erwarten Sie? Nach unseren Erfah­rungen sollten Sie folgende Posten einberechnen:

• Stand­ge­bühren
• Ausstel­lungs­stand (z. B. bestehend aus Falt­dis­play, Mess­e­theke und Roll-Up)
• Miet­ein­rich­tung (Strom, Sitz­ge­le­gen­heiten etc.)
• Auslage von Flyern, ausrei­chend Visi­ten­karten und weiteres Infomaterial
• Annehm­lich­keiten wie Kaffee oder Süßigkeiten

Dazu kommen Bezahlung des eigenen Personals, Transport‑, Verpfle­gungs- und ggf. Übernachtungskosten.

Konkrete Zahlen für ein Gesamt­budget hängen immer von Ihren indi­vi­du­ellen Wünschen ab. Unter 2.000 € werden Sie aber auch bei einem Stand im Stile von „Marke Eigenbau“ nicht kommen.

Extratipp: Lassen Sie sich von der Kommu­ni­ka­ti­ons­agentur Ihres Vertrauens im Vorfeld beraten – die wissen meistens sehr genau, was Sie brauchen und was nicht.

2 x A: Ankündigung

Ihr Ausstel­lungs­stand kann noch so schön sein, ohne Vorankün­di­gung läuft Ihr Auftritt wohl­mög­lich ins Leere.

Anders ausge­drückt: darauf zu vertrauen, dass Ihre poten­ti­ellen Inter­es­senten und Ziel­gruppen Sie schon aufsuchen und finden werden, weil Sie mit einem Stand vertreten sind, zeugt zumindest von gesundem Selbst­be­wusst­sein. Alle anderen Aussteller haben schließ­lich ähnliche Chancen wie Sie.

Deshalb ist es wichtig, Besucher wissen zu lassen, wie und wo man als Aussteller gefunden wird. Kontakte, Bekannte, Facebook Follower und so weiter sollte man im Vorfeld darüber infor­mieren. Dazu eignen sich Mails, News­letter oder Social-Media.

Extratipp 1: Inter­es­sante oder nützliche Inhalte können wahre Wunder wirken! 
Aber: eine Mailflut wieder­keh­render Inhalte an alle poten­ti­ellen Kontakte im Mail-Verteiler eher nicht. Schließ­lich rufen Sie auch nicht beim Gebraucht­wa­gen­händler an, nur weil zum 10ten Mal dessen Visi­ten­karte unter Ihrem Schei­ben­wi­scher klemmt, oder?

Extratipp 2: Nutzen Sie die Social-Media Präsenz der Veranstaltung!
Wo wirbt die Veran­stal­tung für sich? Ist sie auf Twitter und Facebook präsent? Hat sie einen Hashtag? Dann nutzen Sie diesen für sich und betei­ligen Sie sich ggf. an den Diskus­sionen. Eine Erwähnung, dass auch Sie vor Ort sind, ist dabei legitim. Aktuelles Beispiel gefällig? Dann schauen Sie doch mal nach #dekt #dekt2017 #dekt17.

3 x A: Aufbau

Der eigent­liche Aufbau Ihres Ausstel­lungs­stands beginnt bereits Monate vor dem eigent­li­chen Event. Sobald Sie Ihren Stand­platz gesichert haben, sollten Sie in die Planung gehen.
Haben Sie ein Raum­kon­zept? Wo wollen Sie die Besucher begrüßen? Wo ist Platz für gegen­sei­tigen Austausch? Und wo plat­zieren Sie Ihre Werbematerialien?

Je genauer Ihre Planung im Vorfeld ist, desto reibungs­loser läuft der Aufbau Ihres Standes am Veran­stal­tungstag ab. Ein bedeu­tender Zeit­faktor ist die Montage des Standes. Hierbei entscheiden das ausge­wählte Messe­system und die gebuchte Stand­fläche über die benötigte Aufbauzeit.

Ebenso entschei­dend ist aber auch, ob die Mithelfer am Stand mit dem Messe­system vertraut sind. Zur Not die Aufbau­an­lei­tung immer parat haben!

Extratipp: Oft gesehen und so oft vermeidbar: Verpa­ckungs­ma­te­rial aus Plastik und gesta­pelte Kartons mit Werbe­mit­teln und Info­ma­te­rial sehen nicht schön und einladend aus!
Darum entweder einlagern oder – als geschickte Variante – da verste­cken, wo Besucher es nicht sehen: z. B. in Sitz­ho­ckern mit Stauraum.

4 x A: Ausstattung

Ausstat­tung und Aufbau Ihres Standes hängen eng mitein­ander zusammen. Was viele als selbst­ver­ständ­li­ches „Mobiliar“ eines Standes erachten, folgt zwei funk­tio­nalen Gesichtspunkten:

• Präsen­ta­tion Ihrer Orga­ni­sa­tion und Aktionen,
• Beratung und Infor­ma­ti­ons­wei­ter­gabe im persön­li­chen Gespräch.

Die Präsen­ta­tion funk­tio­niert nach dem gleichen Muster wie Produkt­wer­bung. Das „Produkt“ sollte als Eyecat­cher insze­niert werden, also im Mittel­punkt stehen und die Aufmerk­sam­keit direkt auf sich ziehen. Dabei sollten Sie die Sinne Ihrer Besucher anspre­chen. Setzen Sie Ihr „Produkt“ deshalb gut ins Licht – z. B. mit Leucht- und Schau­kästen. Auch Geräusche ziehen an, aber bitte nicht übertreiben!

Richtig ist, dass die meisten Aussteller im kirch­li­chen und Non-Profit-Bereich keine Produkte in Form von Konsum­gü­tern verkaufen. Richtig ist aber auch, dass Ihr Stand wie ein profes­sio­neller Präsen­ta­ti­ons­stand aussehen sollte, um erfolg­reich zu sein. Dementspre­chend sind stan­dard­mäßig ein Falt­dis­play, Mess­e­theke, Info­ständer und Roll-Ups nahezu unverzichtbar.

Bieten Sie neben der Ausstel­lungs­fläche Platz für den persön­li­chen Austausch. Die Trennung beider Bereiche erlaubt es Neugierig-Gewor­denen stol­per­frei und unbe­fangen ihrem präsen­tierten Produkt näher zu kommen. Gleich­zeitig können Sie sich mit Inter­es­sierten in einen gemüt­li­chen Bereich Ihres Standes zu einem Austausch in persön­li­cher Atmo­sphäre zurückziehen.

Extratipp: Sprechen Sie bei der Gestal­tung Ihres Messe­stands alle Sinne an und sorgen Sie für kleine Annehm­lich­keiten (siehe 8 x A).
Neben einer anspre­chenden Optik können auch angenehme Geräusche, Düfte oder Geschmacks­er­leb­nisse für eine Wohl­fühl­at­mo­sphäre sorgen.
Aber Achtung: die Dosis macht den Erfolg! Lieber kleine, aber wirkungs­volle Akzente setzen, statt Ihren Stand mit zu vielen verschie­denen Eindrü­cken zu überladen.

5 x A: Aussehen

Setzen Sie auf Ober­fläch­lich­keit! Zumindest für den ersten Eindruck.
Denn Ihr Logo sollte bereits von weitem klar erkennbar sein. Ihr Corporate Design sollte sich in der Ausstat­tung wiederfinden.
Schließ­lich wollen Sie ein klares Bild davon zu zeichnen, wen und was Sie vertreten.

Auch wenn es banal klingt: achten Sie auch auf eine gute Qualität Ihres Inventars. Eine wacklige Mess­e­theke, verknickte Roll-Ups, ein schlechter Druck Ihres Logos auf dem Falt­dis­play – all das strahlt nicht gerade Profes­sio­na­lität und Qualität aus.
Würden Sie Ihr Geld einem Bauun­ter­nehmer mit einem wackligen und unan­sehn­li­chen Messe­stand anver­trauen? Vermut­lich nicht.

Lassen Sie sich bei der Stand­ge­stal­tung profes­sio­nell unter­stützen! Stand­ge­stal­tung gehört in die Hände von Profis. Auch für eine Klein­prä­senz. Und insbe­son­dere wer groß ist (oder es noch werden will), darf sich nicht klein präsentieren.

Extratipp: Geteilte Kosten Sind halbe Kosten!
Schließen Sie sich mit anderen Ausstel­lern zusammen. Dies spart oft Geld und bietet zudem die Gele­gen­heit zum Netz­werken in Pausen.

6 X A: Auslage

Jeder, der schon einmal eine Messe besucht hat, kennt sie. Und seien wir doch einmal ehrlich, irgendwie gehören wir doch auch zu Ihnen: die Messe-Jäger-und-Sammler.
Was den Besucher freut, schmälert zwar das Porte­mon­naie des Ausstel­lers, ist aber gut inves­tiertes Geld. Denn mit dem Einsatz von Flug­blät­tern, Gutscheinen oder Giveaways haben Sie einen guten Aufhänger, um Besucher anzusprechen.

Und es gibt wahrlich schlim­meres als Besucher, die kostenlos für Sie Werbung machen. Deswegen sollten Sie ggf. in Trage­ta­schen inves­tieren, die Sie zum Mitnehmen an Ihrem Ausstel­lungs­stand auslegen. Diese Aktion kostet Sie wenig und die Besucher gehen auf der Messe mit Ihren Trage­ta­schen (auf denen Ihr Logo steht) spazieren.

Mit Ihren Giveaways möchten Sie aber natürlich nicht nur Geschenke verteilen, sondern auch eine Handlung hervor­rufen. Deshalb sollten Sie Ihre Gratis-Gaben mit einem Call to Action versehen. Wie Sie eine solche Hand­lungs­auf­for­de­rung einbauen, erklären wir Ihnen u. a. in unserem Beitrag „Wie Sie die Wirkung Ihrer Gemeinde-Webseite verbes­sern – 3 Möglich­keiten“.

Selbst­ver­ständ­lich sollte eine Infor­ma­ti­ons­bro­schüre oder Flyer zum Inventar Ihres Standes zählen. Wie Sie die Wirkung von Flyern, Hand­zet­teln und Aushängen erhöhen, erfahren Sie übrigens in einem dazu von uns verfassten Beitrag.
Aber selbst wenn Sie diese sichtbar plat­zieren, werden Sie durch aktiven, persön­li­chen Einsatz wesent­lich erfolg­rei­cher sein. Legen Sie Werbe­mittel und Info­ma­te­rial nicht bloß aus, sondern erläutern Sie Ihre Orga­ni­sa­tion mithilfe dieser im Gespräch. Ihre Besucher sind schließ­lich nicht zum Lesen gekommen, das könnten Sie auch zu Hause!

Extratipp: Geben Sie dem Besucher einen Grund, an Ihrem Stand zu Verweilen!
Geben Sie Ihrem Stand­per­sonal einen Aufhänger, die Besucher an Ihren Stand zu lotsen. Mit dem Info­ma­te­rial in der Hand können Sie Besucher direkt anspre­chen, ob sie Ihre Orga­ni­sa­tion und Ihre Ziele bereits kennen.
Erhalten Sie ein „Nein“ zur Antwort, können Sie weiter ins Gespräch kommen. Fragen Sie, ob Sie sich kurz vorstellen oder das Infor­ma­ti­ons­an­gebot näher erläutern dürfen.

7 x A: Ansprechpartner

Das Auftreten Ihrer Mitar­beiter auf einer Messe sollte im Vorfeld klar abge­stimmt sein. Denn auf der Messe steht Ihr Stand­per­sonal stell­ver­tre­tend für Ihre Organisation.

Ihr Umgang mit Besuchern entscheidet über Sympathie oder Ablehnung.
Daher gilt an Ausstel­lungs­ständen folgende Regel: zu allererst freund­lich sein! Klingt selbst­ver­ständ­lich, ist aber längst nicht Alltag.
Bedenken Sie: Jeder von einem Mitar­beiter igno­rierte oder wenig freund­lich empfan­gene Besucher ist ein poten­tiell verlo­rener Inter­es­sent oder Netzwerkpartner.
Standards für Ihre Standmitarbeiter:

• Einheit­li­ches Auftreten durch entspre­chende Erken­nungs­merk­male (z. B. Namens­schilder mit Firmen­logo, T‑Shirts oder eine einheit­liche Kleidung),
• einheit­li­ches Verhalten, das die Werte Ihrer Orga­ni­sa­tion repräsentiert,
• einheit­liche Kommu­ni­ka­tion: Kann jeder Ihrer Mitar­beiter einfach erklären, was Ihr USP (Allein­stel­lungs­merkmal) ist?

Sprechen Sie diese Punkte ab und üben Sie ggf. Gesprächs­si­tua­tionen mit Ihren Mitarbeitern.

Extratipp 1: Finden Sie heraus, wer Ihnen gegenüber sitzt!
Erzählen Sie nicht nur von sich und Ihrer Orga­ni­sa­tion. Wer ist Ihr Gesprächs­partner? Gehört er zu Ihrer poten­ti­ellen Ziel­gruppe, ist er ein Netz­werk­partner? Wie bleiben Sie ggf. mitein­ander in Kontakt? Tauschen sie Visi­ten­karten aus und nutzen Sie Möglich­keiten, den Kontakt zu halten und auszubauen!

Extratipp 2: Seien Sie ein guter Gastgeber!
Laden Sie Besucher durch ein freund­li­ches und kompe­tentes Auftreten ein. Und lassen Sie Inter­es­senten sich in Ruhe umsehen.
Denn Achtung: das Timing entscheidet! Sorgen Sie an Ihrem Ausstel­lungs­stand für eine Wohl­fühl­at­mo­sphäre und seien Sie nicht aufdringlich!

Bitte fragen Sie nicht „Kann ich Ihnen helfen?“ Wie fühlen Sie sich selbst, wenn man Ihnen diese Frage stellt?
Bei vielen Besuchern stellt sich zu diesem Zeitpunkt ein instink­tiver Flucht­re­flex ein – das war’s.
Sagen Sie lieber: „Ich sehe Sie beschäf­tigen sich gerade mit unserem Angebot. Wenn Sie möchten kann ich Ihnen gerne mehr hierzu erzählen.“
Zeigt Ihr Gesprächs­partner Interesse, laden Sie ihn zu einem Kaffee in Ihre Gesprächs­ecke ein, wo sie ihr Gespräch fortsetzen.

8 x A: Annehmlichkeiten

Messetage sind anstren­gend. Nicht nur für die Aussteller, sondern auch für die Besucher. Bieten Sie Ihnen eine Möglich­keit, bei Ihnen zu verweilen und sich entspannt über Ihr Produkt zu informieren.

Sorgen Sie für Sitz­mög­lich­keiten, z. B. in einer Gesprächs­ecke mit Lounge-Charakter. Erinnern Sie sich noch an Ihren letzten Messe­be­such? An welchem Stand fühlten Sie sich besonders will­kommen? Viel­leicht war es ja dort, wo man Sie als Gast und nicht als lästigen Kunden empfing. Ob guter, frisch gebrühter Kaffee oder eine frisch gebackene Waffel – solche Düfte locken uns bereits über weite Distanzen und schaffen ein wohliges Gefühl von Willkommensein.
In so einer ange­nehmen Atmo­sphäre, die nicht nur nach Verkaufs­ge­spräch mieft, lässt es sich zwanglos plauschen und Kontakte knüpfen.

Apropos Mief: Gerüche positiver Art ziehen Besucher an. Manche profes­sio­nelle Messe­aus­steller arbeiten extra mit spezi­ellen Duft­stoffen, um ihren Ausstel­lungs­stand attrak­tiver zu machen.
Gerüche negativer Art bewirken das Gegenteil. Auch das klingt selbst­ver­ständ­lich, ist es aber nicht immer: Der in Alufolie gepackte Döner für zwischen­durch mit extra Tzatziki und Zwiebeln gehört nicht unter die Mess­e­theke! Ein gepflegtes Geruchs­klima des Stand­per­so­nals ist nämlich Pflicht.

Extratipp: Verbinden Sie das Angenehme mit Eigenwerbung! 
Ob selbst­ge­mixte Getränke aus dem Glas mit Ihrem Logo, der Coffee-to-Go-Becher mit Ihrer Werbung drauf oder die selbst­ge­ba­ckene Waffel mit Ihrem Schriftzug – machen Sie Appetit auf mehr von sich, indem Sie Leckeres für sich werben lassen.

9 x A: Action

Der Messe­stand steht, das Info­ma­te­rial ist ausgelegt, dann können die Besucher ja kommen.
Wenn das so funk­tio­nieren würde, bräuchten Sie diesen Beitrag gar nicht lesen. Sie müssen schon selbst aktiv werden, damit Besucher aktiv zu Ihnen kommen. Am besten klappt das, wenn an Ihrem Ausstel­lungs­stand etwas geboten wird.

Gewinn­spiele oder Happy Hours sind bekannte Mittel. Aber es können auch indi­vi­du­el­lere und güns­ti­gere Dinge sein. Z. B. ein themen­be­zo­genes White-Paper, das Besucher sich an Ihrem Ausstel­lungs­stand abholen können. Oder eine kosten­lose und werbe­freie Bera­tungs­stunde zu Ihrem Fachgebiet.
Je indi­vi­du­eller und emotio­naler Sie Ihre Botschaft insze­nieren, desto erfolg­rei­cher werden Sie sein. Ein am Eingang verteiltes Präsent, wovon die andere Hälfte nur am Stand zu bekommen ist, wirkt oft besser als ein Preis­aus­schreiben, das offen­sicht­lich nur auf Adres­sen­fang aus ist.

Extratipp: Infor­mieren Sie im Vorfeld über mögliche Events!
Kündigen Sie Ihre Aktionen für Besucher möglichst früh an und stimmen Sie jede Maßnahme vorher mit dem Veran­stalter ab. Meistens ist es nicht erlaubt, nicht ange­mel­dete Aktionen durchzuführen.

10 x A: Abbau

Auch wenn es ein langer Tag war: Auf die Uhr blickende Mitar­beiter, vorzei­tiges Abbauen des Stands, herum­lie­gende Kisten … niemand fühlt sich an so einem Ausstel­lungs­stand willkommen.
Waren Sie schon einmal kurz vor Geschäfts­schluss im Super­markt und Obst und Gemüse waren bereits wegge­räumt? Bräuchten Sie jetzt nicht noch dringend etwas, würden Sie den Laden vermut­lich direkt wieder verlassen.
Deshalb seien Sie bis zum Ende präsent und motiviert, so dass Sie den Ausstel­lungstag, für den Sie ja auch bezahlt haben, bis zum Ende nutzen.
Viel­leicht ergeben sich ja noch Möglich­keiten für ein paar inter­es­sante ausklin­gende Gespräche in Ihrer Kaffelounge?

Nach der Ausstel­lung ist vor der Ausstellung.
Wovon Sie Ihren Erfolg abhängig machen, müssen Sie natürlich selbst entscheiden.
Aber viel­leicht helfen Ihnen bei der Auswer­tung folgende Fragen:

• Konnten neue Kontakte geknüpft oder neue Inter­es­senten gewonnen werden?
• Was lief gut, was könnte bei späteren Ausstel­lungen besser laufen?
• War das Budget angemessen?
• Wo hat sich die Inves­ti­tion gelohnt, wo nicht und wo könnte nächstes Mal besser inves­tiert werden?

Auch in der Folge sollten Sie fest­halten, ob sich die Messe gelohnt hat:
Wurden Erfolge aus den neuen Kontakten generiert? Hat Ihr Besuch zu einer höheren Präsenz Ihres Unter­neh­mens bei poten­ti­ellen Ziel­gruppen oder in den sozialen Medien beigetragen?
Halten Sie diese Ergeb­nisse schrift­lich fest. Nur so können sie aus jeder Messe lernen und bald zu einem Messe­profi werden.

Extratipp: Pflegen Sie die neuge­won­nenen Kontakte!
Legen Sie eine Datenbank mit den Adressen neuer möglicher Anspruchs­gruppen an. Machen Sie sich bereits auf der Ausstel­lung kurze Notizen zu Ihren neuen Kontakten. Woran ist die Person inter­es­siert? Wie sind Sie verblieben?
Bleiben Sie in Erin­ne­rung und nehmen Sie Kontakt auf. Z. B. indem Sie sich persön­lich für den Besuch an Ihrem Ausstel­lungs­stand bedanken.

Ein Ausstel­lungs­stand mit A(ha)-Effekt

Wenn Sie unsere zehn Ratschläge befolgen, sind Sie sicher gut für die nächste Ausstel­lung oder Messe gerüstet.

Doch den wich­tigsten Ratschlag haben wir uns für den Schluss aufge­hoben: Klären Sie im Vorfeld, ob die Veran­stal­tung oder Messe für Ihre Ziele und Ziel­gruppen überhaupt relevant ist.
Als kirch­liche Einrich­tung mit einem Ausstel­lungs­stand bei einem Business-Event vertreten zu sein, kann zwar manchmal inter­es­sante Kontakte gene­rieren. Bei genauerer Betrach­tung mutet es aber eher an, als würden Vege­ta­rier auf Nahrungs­suche beim Metzger gehen.

Eigene Ziele und poten­ti­elle Anspruchs­gruppen müssen mit dem Setting der jewei­ligen Veran­stal­tung übereinstimmen.
Wollen Sie Inter­es­senten aus Ihrer Nach­bar­schaft erreichen, dann bleiben Sie bei regio­nalen Veran­stal­tungen. Haben Sie über­re­gio­nale Ziele im Blick und wollen Ziel­gruppen bundes­weit anspre­chen? Dann bieten sich Katho­li­ken­tage oder der Deutsche Evan­ge­li­sche Kirchentag an.

Und viel­leicht tauschen wir uns an Ihrem oder unserem Ausstel­lungs­stand bei einer Veran­stal­tung aus (z. B. noch bis 28. Mai auf dem Deutschen Evan­ge­li­schen Kirchentag 2017 in Berlin).

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Bild­nach­weis: Tim Allgaier vom Deutschen Evan­ge­li­schen Kirchentag 2017.