Digitale Sitzungen: Wie Sie Gremi­en­kom­mu­ni­ka­tion online & orts­un­ab­hängig erfolg­reich gestalten

Warum digitale Sitzungen Sinn machen

Corona macht derzeit vieles unmöglich – aber auch erstaun­li­cher­weise einiges möglich. Wie bei jeder Krise gibt es Gewinner und Verlierer. Und ein Gewinner ist aktuell die digitale Konfe­renz­technik, die orts­un­ab­hän­gige Gremi­en­kom­mu­ni­ka­tion ermög­licht. Denn wenn Sitzungen vor Ort nicht statt­finden können, helfen alter­na­tive Meeting-Möglich­keiten die Kommu­ni­ka­tion von Gremien aufrechtzuerhalten. 

Die Vorteile der Digi­ta­li­sie­rung von Gremi­en­kultur liegen auf der Hand:

• Sie schonen Umwelt und Gesund­heit, da Sie auf Geschäfts­reisen verzichten
• Sie können auch über große Entfer­nungen hinweg Kontakt herstellen
• Sie leisten nur einmalige Anschaf­fungs­kosten und Fahr­kosten entfallen
• Sie sparen Zeit, da Sie Ihren Arbeits­platz nicht verlassen müssen
• Sie sind flexibel bei der Durchführung

Für digitale und orts­un­ab­hän­gige Gremi­en­kom­mu­ni­ka­tion gibt es eine Reihe von Möglich­keiten – aber auch Regeln. 

Wir stellen Ihnen die wich­tigsten Tipps für digitale Meetings vor.

Vor dem Meeting

Bevor Sie mit Ihrem digitalen Meeting loslegen, sollten Sie folgende Fragen klären:

• Wie viele Personen nehmen am Meeting teil?
• An welchem Standort nehmen Teil­neh­mende am Meeting teil?
• Wollen Sie die Teil­neh­menden auch zu Gesicht bekommen oder reicht eine Telefonkonferenz?
• Welche Mate­ria­lien wollen Sie beim Meeting zum Einsatz bringen?
• Welches Equipment ist vorhanden?
• Welches Budget haben Sie zur Verfügung?

Entspre­chend Ihrer Antworten sollten Sie sich für eine Video- oder Tele­fon­kon­fe­renz entscheiden. Hierfür eine kurze Entscheidungshilfe:

Die richtige Technik finden

Gesehen werden vs. nur gehört werden?

Der direkte Blick­kon­takt bei einer Video­kon­fe­renz ist ein klarer Vorteil: Sie können die Reak­tionen des Gegen­übers besser einschätzen. Ande­rer­seits müssen Sie bei Sitzungen mit verhält­nis­mäßig vielen Personen Ihren Gesprächs­partner ggf. erst in der Masse am Bild­schirm suchen und sind eher abgelenkt. Nichts­des­to­trotz kommt eine Video­kon­fe­renz der „seriösen“ Gremi­en­sit­zung vor Ort näher als eine Tele­fon­kon­fe­renz, die Sie auch im Pyjama absol­vieren können.

Prak­ti­ka­bi­lität vs. Produktivität

Bei einer Tele­fon­kon­fe­renz können Sie nebenbei Notizen machen. Wohin­gegen dies bei einer Video­kon­fe­renz als unhöflich betrachtet werden kann. Denn im persön­li­chen Gespräch von Person zu Person wird erwartet, dass Sie den Blick­kon­takt aufrecht­erhalten. Hierbei bietet die Tele­fon­kon­fe­renz mehr Frei­heiten, weil Sie weniger unter Beob­ach­tung stehen und sich auf das Wesent­liche konzen­trieren können.

Planung vs. Spontanität

Für eine Tele­fon­kon­fe­renz benötigen Sie weniger Equipment. Im Grunde genommen reicht schon ein herkömm­li­ches Telefon zur Durch­füh­rung aus – und Sie können direkt starten. Demge­gen­über sind bei der Video­kon­fe­renz die Anschaf­fungs­kosten und der Aufwand zur Einrich­tung größer. Darüber hinaus braucht es für eine Video­kon­fe­renz Erfahrung im Handling von Technik und Durch­füh­rung: Der Spon­ta­nität und Krea­ti­vität größter Feind ist der Tech­nik­teufel. Schließ­lich möchten Sie nicht ins Schwitzen geraten, wenn bei einem wichtigen Rede­bei­trag Bild und Ton ausfallen.

Medi­en­ein­satz vs. Konzentration

Visuelle Einsatz­mög­lich­keiten bei einer Video­kon­fe­renz sind ein klarer Vorteil. Oder haben Sie schon einmal eine Präsen­ta­tion am Telefon verfolgt? Bei Video­kon­fe­renzen können Sie Präsen­ta­tion, Bilder etc. einblenden und Ihr Anliegen visua­li­sieren. Aber geht es bei Ihrer Sitzung in erster Linie um konzen­trierte Gesprächs­füh­rung bietet die Tele­fon­kon­fe­renz weniger Ablen­kungen. Ihre Konzen­tra­tion gilt voll­ständig dem Gespräch und nicht dem Bild oder den Gescheh­nissen im Hintergrund.

Stand­ort­ge­bun­dene Teilnahme vs. mobile Nutzung

Das benötigte Equipment bei einer Video­kon­fe­renz ist umfas­sender und zumeist teurer. An einer Tele­fon­kon­fe­renz können Sie auch unterwegs via Handy teil­nehmen. Indessen lassen sich mit dem Smart­phone mitt­ler­weile auch Video­kon­fe­renzen reali­sieren. Dafür wird zumindest eine stabile Inter­net­an­bin­dung benötigt. Aber ob diese so stabil verläuft wie von zwei festen Stand­orten aus?

Den richtigen Anbieter finden

Aus der Erfahrung unserer Agen­tur­ar­beit mit Kirchen & Non-Profits wissen wir: Die Kasse ist meist klamm, der Anspruch aber profes­sio­nell. Daher finden Sie hier eine Kurz­über­sicht zu kosten­losen und gleich­zeitig profes­sio­nell-prag­ma­ti­schen Lösungen für Ihre digitalen Meetings.

Anbieter für Telefonkonferenzen

meetgreen

• Kosten­loser Tele­fon­kon­fe­renz-Dienst für Vereine/Verbände/gemeinnützige Orga­ni­sa­tionen für bis zu 20 Teilnehmer
• Konfe­renz­raum ist sofort verfügbar
• mit Webkon­fe­renz
• meetgreen pflanzt in Koope­ra­tion mit Prima­klima Bäume für einen eigenen Wald

meebl

• Kosten­lose Telefonkonferenzen
• ohne vorherige Anmeldung möglich
• Online Einla­dungs­tool
• Online Steue­rungs­panel

konferenz net

• keine Grund­ge­bühr
• Anzahl der Konfe­renz­teil­nehmer ist nicht beschränkt
• Web- und Tele­fon­kon­fe­renz zeit­gleich abhalten
• Proto­kol­lie­rung durch Aufzeich­nung der Telefonkonferenz
• Teil­nehmer können vom Moderator raus­ge­schmissen werden

Anbieter für Videokonferenzen

Zoom

• Kostenlos
• HD-Video und ‑Sprache
• Aktive Spre­cher­an­sicht
• Vollbild- und Galerieansicht
• Gleich­zei­tige Bildschirmfreigabe
• Mit Hilfe von Einwahl teilnehmen

blizz Team­Viewer

• Kostenlos für 5 Teilnehmende
• 4K UHD Bildschirmauflösung
• End-to-End Verschlüs­se­lung
• Daten­schutz­kon­form
• Gleich­zei­tige Bildschirmfreigabe

Microsoft Teams

• Kosten­lose Pro-Version bis 2021 (s. offi­zi­elle Meldung von Microsoft)
• Online- und Video­kon­fe­renzen mit bis zu 250 Teilnehmenden
• HD-Video und ‑Sprache
• End-to-End Verschlüs­se­lung
• Daten­schutz­kon­form
• Gleich­zei­tige Bildschirmfreigabe
• Umfang­reiche Features zur Projekt-Zusammenarbeit

Die richtigen Vorbe­rei­tungen treffen

Die Vorbe­rei­tung einer orts­un­ab­hän­gigen Gremi­en­sit­zung im digitalen Raum kann genauso gehand­habt werden wie die eines physi­ka­li­schen Meetings:

• Verschi­cken Sie die Einla­dungen mit den entspre­chenden Einwahl­daten an die Teilnehmenden
• Nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraus­sicht­liche Dauer sowie die Themen des Gesprächs
• Verschi­cken Sie eine Agenda bzw. Tagesordnung
• Wenn es ein Protokoll zu einer voran­ge­gan­genen Gremi­en­sit­zung gibt, stellen Sie auch dieses zur Verfügung.
• Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld 
• Wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vor dem Termin recht­zeitig ein und testen Sie ggf. auch einen Tag vorher die Einwahl 

Durch­füh­rung einer digitalen und orts­un­ab­hän­gigen Gremiensitzung

Auch bei der Durch­füh­rung einer digitalen Gremi­en­sit­zung gehen Sie grund­sätz­lich genauso vor wie bei einem klas­si­schen Präsenzmeeting:

• Alle an Bord?
  Seien Sie kulant und geben Sie Nach­züg­lern bis zu 5 Minuten nach dem Sitzungs­start Zeit, sich einzuwählen.

• Regu­la­rien der Sitzung
  Kommu­ni­zieren Sie die wich­tigsten Regeln der Sitzung.

• Protokoll erfor­der­lich?
  Wenn es ein Protokoll zu dem Termin geben soll, muss der Protokollführer/die Proto­koll­füh­rerin fest­ge­legt werden. Das kann vor oder zu Beginn der Sitzung erfolgen.

• Begrüßen & Vorstellen der Teil­neh­menden
  Wenn alle Teil­neh­menden online sind, starten Sie mit der Begrüßung. Außerdem sollten sich die Teil­neh­menden kurz vorstellen. Bei der Vorstel­lung in einer digitalen Sitzung (insbe­son­dere in einer Tele­fon­kon­fe­renz) sollten Sie Ihren Namen, Ihre Abteilung und Position sowie Ihre Funktion bzw. Grund der Teilnahme an dem Meeting nennen.
• Agenda
  Stellen Sie kurz die Agenda und den geplanten Zeit­rahmen des Meetings vor. Vergessen Sie nicht, auf das Ziel des Termins hinzuweisen.
• Kommen­tieren von Unter­lagen
  Werden Unter­lagen zum Termin heran­ge­zogen, sollten diese kurz kommen­tiert werden oder den Teil­neh­menden bereits vor dem Meeting zur Verfügung gestellt werden.

• Doku­men­ta­tion der Beiträge
  Bei wichtigen Beiträgen sollte eine kurze Zusam­men­fas­sung erfolgen.

10 Gebote für digitale Sitzungen 

Kennen Sie das und haben sich schon einmal während einer Sitzung darüber geärgert: Sie leisten gerade einen Beitrag zur Diskus­sion und Ihr Gegenüber steht nach umfang­rei­chem Spielen von Candy-Crush o.ä. sowie exzes­sivem Schlürfen der Konfe­renz­ge­tränke unmit­telbar auf, um an sein klin­gelndes Smart­phone zu gehen und den Raum zu verlassen mit den Worten: „Da muss ich unbedingt rangehen“ – den Mund dabei noch voll mit den ausge­legten Plätzchen? 

Worüber man sich im herkömm­li­chen Sitzungs­alltag ärgert, gilt auch bei Sitzungen im digitalen Raum – darüber hinaus gelten noch weitere Regeln, die wir für Sie in unseren 10 Geboten für digitale Sitzungen zusam­men­ge­fasst haben.

Mode­ra­ti­ons­guide für digitale Sitzungen

Für die Mode­ra­tion gelten besondere Regeln während der Video- oder Tele­fon­kon­fe­renz. Sie hat die Aufgabe und Verant­wor­tung, zu mode­rieren und die Teil­neh­menden so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht. Dabei geht es auch um die Zufrie­den­heit der Sitzungsteilnehmenden.

Der wich­tigste Tipp lautet: Sie als Mode­ra­torIn können und müssen die Teil­neh­menden der Sitzung leiten. Sind alle zu Wort gekommen? Gibt es unge­klärte Fragen? Diese und weitere Punkte sollten Sie im Hinter­kopf behalten, wenn Sie eine digitale Sitzung moderieren. 

Damit digitale Sitzungen für Sie zum Erfolg werden, haben wir Ihnen die wich­tigsten Tipps in einem kleinen Guide zusammengestellt.

Aufgaben der Mode­ra­tion zu Beginn von digitalen Sitzungen

• Stellen Sie sich vor und heißen Sie die Teil­neh­menden willkommen
• Stellen Sie sicher, dass kein Teil­neh­mender ein Problem mit der Verbin­dung hat
• Beginnen Sie ggf. mit einem leichten Smalltalk. Er schafft eine angenehme Gesprächs­at­mo­sphäre für alle Teilnehmenden
• Stellen Sie das Ziel der Sitzung vor
• Kündigen Sie die Gesprächs­dauer sowie even­tu­elle Pausen an
• Erläutern Sie den Teil­neh­menden die Rede­zeit­be­schrän­kungen und weisen Sie daraufhin, dass Sie sie im Zwei­fels­fall unter­bre­chen werden
• Geben Sie allen die Gele­gen­heit, etwas zu Beginn der Sitzung zu sagen, sinnvoll ist das eigene Vorstellen. So können Sie auch gleich prüfen, ob alle Teil­neh­menden gut zu verstehen sind
• Bitten Sie alle Teil­neh­menden außerdem, vor dem eigenen Wort­bei­trag ihren oder seinen Namen zu nennen. Erst, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann die Namens­nen­nung entfallen
• Bestimmen Sie eine/n ProtokollführerIn
• Bitten Sie um das Mini­mieren von Stör- und/oder Hintergrundgeräuschen

Aufgaben der Mode­ra­tion während einer digitalen Sitzung

• Die Mode­ra­tion sollte viele Dinge, die in einem physi­schen Meeting vor Ort durch Gestik, Mimik und Körper­hal­tung über­mit­telt werden, durch Kommen­tare verdeut­li­chen. Dies beginnt damit, dass sie alle Teil­neh­menden persön­lich begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neue hinzu­schalten, sagt, wer bereits an der Sitzung teilnimmt. Auf diese Weise wird für alle Teil­neh­menden sichtbar, wer mit am virtu­ellen Tisch sitzt.
• Sie sehen in einer digitalen Sitzung oft nicht, wenn sich Teil­neh­mende zu Wort melden wollen. Wenn Sie mode­rieren, fragen Sie immer ausdrück­lich nach der Wort­mel­dung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teil­neh­mende melden.
• Da die Teil­neh­menden sich nicht vor Ort physisch begegnen, merken sie oft nicht, wenn zwei gleich­zeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wort­mel­dungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wort­mel­dungen und geben dann jedem einzelnen Teil­neh­menden das Wort.
• Gerade in einer Tele­fon­kon­fe­renz fehlt der Blick­kon­takt. Diesen müssen Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teil­neh­menden immer mit Namen anspre­chen, wenn Sie sich direkt auf ihren Beitrag beziehen. Das gilt aber auch für Videokonferenzen!
• Hören Sie konzen­triert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade wenn Teil­neh­mende sich nicht vor Ort persön­lich erleben, entstehen oft Miss­ver­ständ­nisse. Sprechen Sie diese gege­be­nen­falls an.
• Wieder­holen Sie Zwischen­stände der Diskus­sion. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visua­li­sie­rung in einem Meeting – falls Sie nicht über weiter­ge­hende Funk­tionen einer Video­kon­fe­renz verfügen. Für alle Teil­neh­menden wird das Zusam­men­ge­tra­gene nochmals deutlich hörbar gemacht. Ihre Aufgabe als Mode­ra­tion ist es, dies in Worte umzu­setzen, um es so für alle präsent zu machen.

Aufgaben der Mode­ra­tion am Ende von digitalen Sitzungen

• Fassen Sie am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkennt­nisse der Sitzung zusammen
• Wieder­holen Sie die Aufgaben, die sich in der Sitzung ergeben haben (und den/die jeweils Verantwortliche/n)
• Prüfen Sie, ob die Punkte Ihrer Agenda abge­ar­beitet wurden
• Verab­schieden Sie die Teil­nehmer und weisen Sie ggf. auf Folge­ter­mine hin

Fazit

Nicht nur in „Corona-Zeiten“ bietet die Möglich­keit, auf digitale Sitzungen zu setzen einen erheb­li­chen Mehrwert für die Gremi­en­ar­beit. Wer die genannten Tipps beherzigt, kann erheblich Zeit & Geld sparen, wenn „physische Sitzungen“ durch digitale Konfe­renz­technik ergänzt – oder gar gänzlich ersetzt – werden (müssen).

Was „Corona“ für die Gemein­de­ar­beit bedeutet, können Sie übrigens in unserem Beitrag „Gottes­dienst streamen: Der unkom­pli­zierte Guide“ nachlesen.

Bei Fragen oder Bera­tungs­be­darf stehen wir Ihnen als die Werte­agentur telos commu­ni­ca­tion gerne zur Verfügung mit unseren Bera­tungs­leis­tungen und eigenen Schu­lungen – vor Ort oder im digitalen Raum!