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Digitale Sitzungen: Wie Sie Gremi­en­kom­mu­ni­ka­tion online & orts­un­ab­hängig erfolg­reich gestalten

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ca. 9 Minuten Lesezeit

Warum digitale Sitzungen Sinn machen

Corona macht derzeit vieles unmöglich – aber auch erstaun­li­cher­weise einiges möglich. Wie bei jeder Krise gibt es Gewinner und Verlierer. Und ein Gewinner ist aktuell die digitale Konfe­renz­technik, die orts­un­ab­hän­gige Gremi­en­kom­mu­ni­ka­tion ermög­licht. Denn wenn Sitzungen vor Ort nicht statt­finden können, helfen alter­na­tive Meeting-Möglich­keiten die Kommu­ni­ka­tion von Gremien aufrecht­zu­er­halten.

Die Vorteile der Digi­ta­li­sie­rung von Gremi­en­kultur liegen auf der Hand:

  • Sie schonen Umwelt und Gesund­heit, da Sie auf Geschäfts­reisen verzichten
  • Sie können auch über große Entfer­nungen hinweg Kontakt herstellen
  • Sie leisten nur einmalige Anschaf­fungs­kosten und Fahr­kosten entfallen
  • Sie sparen Zeit, da Sie Ihren Arbeits­platz nicht verlassen müssen
  • Sie sind flexibel bei der Durch­füh­rung

Für digitale und orts­un­ab­hän­gige Gremi­en­kom­mu­ni­ka­tion gibt es eine Reihe von Möglich­keiten – aber auch Regeln.

Wir stellen Ihnen die wich­tigsten Tipps für digitale Meetings vor.

Vor dem Meeting

Bevor Sie mit Ihrem digitalen Meeting loslegen, sollten Sie folgende Fragen klären:

  • Wie viele Personen nehmen am Meeting teil?
  • An welchem Standort nehmen Teil­neh­mende am Meeting teil?
  • Wollen Sie die Teil­neh­menden auch zu Gesicht bekommen oder reicht eine Tele­fon­kon­fe­renz?
  • Welche Mate­ria­lien wollen Sie beim Meeting zum Einsatz bringen?
  • Welches Equipment ist vorhanden?
  • Welches Budget haben Sie zur Verfügung?

Entspre­chend Ihrer Antworten sollten Sie sich für eine Video- oder Tele­fon­kon­fe­renz entscheiden. Hierfür eine kurze Entschei­dungs­hilfe:

Die richtige Technik finden

Gesehen werden vs. nur gehört werden?

Der direkte Blick­kon­takt bei einer Video­kon­fe­renz ist ein klarer Vorteil: Sie können die Reak­tionen des Gegen­übers besser einschätzen. Ande­rer­seits müssen Sie bei Sitzungen mit verhält­nis­mäßig vielen Personen Ihren Gesprächs­partner ggf. erst in der Masse am Bild­schirm suchen und sind eher abgelenkt. Nichts­des­to­trotz kommt eine Video­kon­fe­renz der „seriösen“ Gremi­en­sit­zung vor Ort näher als eine Tele­fon­kon­fe­renz, die Sie auch im Pyjama absol­vieren können.

Prak­ti­ka­bi­lität vs. Produk­ti­vität

Bei einer Tele­fon­kon­fe­renz können Sie nebenbei Notizen machen. Wohin­gegen dies bei einer Video­kon­fe­renz als unhöflich betrachtet werden kann. Denn im persön­li­chen Gespräch von Person zu Person wird erwartet, dass Sie den Blick­kon­takt aufrecht­erhalten. Hierbei bietet die Tele­fon­kon­fe­renz mehr Frei­heiten, weil Sie weniger unter Beob­ach­tung stehen und sich auf das Wesent­liche konzen­trieren können.

Planung vs. Spon­ta­nität

Für eine Tele­fon­kon­fe­renz benötigen Sie weniger Equipment. Im Grunde genommen reicht schon ein herkömm­li­ches Telefon zur Durch­füh­rung aus – und Sie können direkt starten. Demge­gen­über sind bei der Video­kon­fe­renz die Anschaf­fungs­kosten und der Aufwand zur Einrich­tung größer. Darüber hinaus braucht es für eine Video­kon­fe­renz Erfahrung im Handling von Technik und Durch­füh­rung: Der Spon­ta­nität und Krea­ti­vität größter Feind ist der Tech­nik­teufel. Schließ­lich möchten Sie nicht ins Schwitzen geraten, wenn bei einem wichtigen Rede­bei­trag Bild und Ton ausfallen.

Medi­en­ein­satz vs. Konzen­tra­tion

Visuelle Einsatz­mög­lich­keiten bei einer Video­kon­fe­renz sind ein klarer Vorteil. Oder haben Sie schon einmal eine Präsen­ta­tion am Telefon verfolgt? Bei Video­kon­fe­renzen können Sie Präsen­ta­tion, Bilder etc. einblenden und Ihr Anliegen visua­li­sieren. Aber geht es bei Ihrer Sitzung in erster Linie um konzen­trierte Gesprächs­füh­rung bietet die Tele­fon­kon­fe­renz weniger Ablen­kungen. Ihre Konzen­tra­tion gilt voll­ständig dem Gespräch und nicht dem Bild oder den Gescheh­nissen im Hinter­grund.

Stand­ort­ge­bun­dene Teilnahme vs. mobile Nutzung

Das benötigte Equipment bei einer Video­kon­fe­renz ist umfas­sender und zumeist teurer. An einer Tele­fon­kon­fe­renz können Sie auch unterwegs via Handy teil­nehmen. Indessen lassen sich mit dem Smart­phone mitt­ler­weile auch Video­kon­fe­renzen reali­sieren. Dafür wird zumindest eine stabile Inter­net­an­bin­dung benötigt. Aber ob diese so stabil verläuft wie von zwei festen Stand­orten aus?

Den richtigen Anbieter finden

Aus der Erfahrung unserer Agen­tur­ar­beit mit Kirchen & Non-Profits wissen wir: Die Kasse ist meist klamm, der Anspruch aber profes­sio­nell. Daher finden Sie hier eine Kurz­über­sicht zu kosten­losen und gleich­zeitig profes­sio­nell-prag­ma­ti­schen Lösungen für Ihre digitalen Meetings.

Anbieter für Tele­fon­kon­fe­renzen

meetgreen

  • Kosten­loser Tele­fon­kon­fe­renz-Dienst für Vereine/Verbände/gemeinnützige Orga­ni­sa­tionen für bis zu 20 Teil­nehmer
  • Konfe­renz­raum ist sofort verfügbar
  • mit Webkon­fe­renz
  • meetgreen pflanzt in Koope­ra­tion mit Prima­klima Bäume für einen eigenen Wald

meebl

  • Kosten­lose Tele­fon­kon­fe­renzen
  • ohne vorherige Anmeldung möglich
  • Online Einla­dungs­tool
  • Online Steue­rungs­panel

konferenz net

  • keine Grund­ge­bühr
  • Anzahl der Konfe­renz­teil­nehmer ist nicht beschränkt
  • Web- und Tele­fon­kon­fe­renz zeit­gleich abhalten
  • Proto­kol­lie­rung durch Aufzeich­nung der Tele­fon­kon­fe­renz
  • Teil­nehmer können vom Moderator raus­ge­schmissen werden

Anbieter für Video­kon­fe­renzen

Zoom

  • Kostenlos
  • HD-Video und ‑Sprache
  • Aktive Spre­cher­an­sicht
  • Vollbild- und Gale­rie­an­sicht
  • Gleich­zei­tige Bild­schirm­frei­gabe
  • Mit Hilfe von Einwahl teil­nehmen

blizz Team­Viewer

  • Kostenlos für 5 Teil­neh­mende
  • 4K UHD Bild­schirm­auf­lö­sung
  • End-to-End Verschlüs­se­lung
  • Daten­schutz­kon­form
  • Gleich­zei­tige Bild­schirm­frei­gabe

Microsoft Teams

  • Kosten­lose Pro-Version bis 2021 (s. offi­zi­elle Meldung von Microsoft)
  • Online- und Video­kon­fe­renzen mit bis zu 250 Teil­neh­menden
  • HD-Video und ‑Sprache
  • End-to-End Verschlüs­se­lung
  • Daten­schutz­kon­form
  • Gleich­zei­tige Bild­schirm­frei­gabe
  • Umfang­reiche Features zur Projekt-Zusam­men­ar­beit

Die richtigen Vorbe­rei­tungen treffen

Die Vorbe­rei­tung einer orts­un­ab­hän­gigen Gremi­en­sit­zung im digitalen Raum kann genauso gehand­habt werden wie die eines physi­ka­li­schen Meetings:

  • Verschi­cken Sie die Einla­dungen mit den entspre­chenden Einwahl­daten an die Teil­neh­menden
  • Nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraus­sicht­liche Dauer sowie die Themen des Gesprächs
  • Verschi­cken Sie eine Agenda bzw. Tages­ord­nung
  • Wenn es ein Protokoll zu einer voran­ge­gan­genen Gremi­en­sit­zung gibt, stellen Sie auch dieses zur Verfügung.
  • Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld
  • Wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vor dem Termin recht­zeitig ein und testen Sie ggf. auch einen Tag vorher die Einwahl

Durch­füh­rung einer digitalen und orts­un­ab­hän­gigen Gremi­en­sit­zung

Auch bei der Durch­füh­rung einer digitalen Gremi­en­sit­zung gehen Sie grund­sätz­lich genauso vor wie bei einem klas­si­schen Präsenz­mee­ting:

  • Alle an Bord?
    Seien Sie kulant und geben Sie Nach­züg­lern bis zu 5 Minuten nach dem Sitzungs­start Zeit, sich einzu­wählen.
  • Regu­la­rien der Sitzung
    Kommu­ni­zieren Sie die wich­tigsten Regeln der Sitzung.
  • Protokoll erfor­der­lich?
    Wenn es ein Protokoll zu dem Termin geben soll, muss der Protokollführer/die Proto­koll­füh­rerin fest­ge­legt werden. Das kann vor oder zu Beginn der Sitzung erfolgen.
  • Begrüßen & Vorstellen der Teil­neh­menden
    Wenn alle Teil­neh­menden online sind, starten Sie mit der Begrüßung. Außerdem sollten sich die Teil­neh­menden kurz vorstellen. Bei der Vorstel­lung in einer digitalen Sitzung (insbe­son­dere in einer Tele­fon­kon­fe­renz) sollten Sie Ihren Namen, Ihre Abteilung und Position sowie Ihre Funktion bzw. Grund der Teilnahme an dem Meeting nennen.
  • Agenda
    Stellen Sie kurz die Agenda und den geplanten Zeit­rahmen des Meetings vor. Vergessen Sie nicht, auf das Ziel des Termins hinzu­weisen.
  • Kommen­tieren von Unter­lagen
    Werden Unter­lagen zum Termin heran­ge­zogen, sollten diese kurz kommen­tiert werden oder den Teil­neh­menden bereits vor dem Meeting zur Verfügung gestellt werden.
  • Doku­men­ta­tion der Beiträge
    Bei wichtigen Beiträgen sollte eine kurze Zusam­men­fas­sung erfolgen.

10 Gebote für digitale Sitzungen

Kennen Sie das und haben sich schon einmal während einer Sitzung darüber geärgert: Sie leisten gerade einen Beitrag zur Diskus­sion und Ihr Gegenüber steht nach umfang­rei­chem Spielen von Candy-Crush o.ä. sowie exzes­sivem Schlürfen der Konfe­renz­ge­tränke unmit­telbar auf, um an sein klin­gelndes Smart­phone zu gehen und den Raum zu verlassen mit den Worten: „Da muss ich unbedingt rangehen“ – den Mund dabei noch voll mit den ausge­legten Plätzchen?

Worüber man sich im herkömm­li­chen Sitzungs­alltag ärgert, gilt auch bei Sitzungen im digitalen Raum – darüber hinaus gelten noch weitere Regeln, die wir für Sie in unseren 10 Geboten für digitale Sitzungen zusam­men­ge­fasst haben.

1. Du sollst pünktlich sein!

Wählen Sie sich bereits kurz vor dem verein­barten Termin in die Konfe­renz­schal­tung ein.

2. Du sollst vorbe­reitet sein!

Halten Sie die erfor­der­li­chen Unter­lagen bereit, z.B. die Agenda oder Proto­kolle der vorhe­rigen Sitzungen.

3. Du sollst nicht stören!

Stellen Sie sich vor, alle Teil­neh­menden kauen, schlürfen und schmatzen zugleich in die Konfe­renz­schal­tung hinein! Also: kein Essen, kein Kaugummi, nicht einmal das Trinken ist während einer digitalen Sitzung zu empfehlen. Vermeiden Sie unnötigen Geräusche, stellen Sie Hinter­grund­ge­räu­sche möglichst ab, hängen Sie ein „Nicht stören“-Schild an die Tür.

4. Du sollst den Anwei­sungen der Mode­ra­tion folgen!

Die Mode­ra­tion ist für das Ergebnis der Sitzung verant­wort­lich und steuert die Diskus­sion – nicht die Teil­neh­menden. Erfolg oder Miss­erfolg einer Sitzung hängen immer auch von der Rolle der Mode­ra­tion ab.

5. Du sollst höflich sein!

Auch in der digitalen Konferenz gilt: lassen Sie die anderen Teil­neh­menden ausspre­chen, vermeiden Sie aggres­sive Sprache oder Anschul­di­gungen. Übrigens: Zuweilen werden Sitzungen auch aufge­zeichnet und damit auch Ihr Verhalten!

6. Du sollst nur das Wort ergreifen, wenn du was zu sagen hast!

Melden Sie sich nur zu Wort, wenn es einen Mehrwert für die Sitzung bringt. Unnötiges Phra­sen­dre­schen zieht die Sitzung nur unnötig in die Länge und raubt allen Teil­neh­menden Zeit und Konzen­tra­tion.

7. Du sollst deinen Namen nennen!

In einem wenig vertrauten Teil­neh­men­den­kreis sollte man bei jedem Rede­bei­trag den eigenen Namen nennen. Auch bei großen Sitzungen ist es sinnvoll, einen Beitrag mit dem eigenen Namen einzu­leiten.

8. Du sollst deutlich und mit Sprech­pausen sprechen!

Reden Sie in ange­mes­sener Laut­stärke und langsamer als bei eine Face-to-Face-Sitzung – gerade wenn die anderen Probleme beim Zuhören haben. Sprech­pausen sind wichtig, damit andere Konfe­renz­teil­nehmer Fragen sofort stellen können.

9. Du sollst kurz und knapp zustimmen!

Vermeiden Sie unnötige Wieder­ho­lungen der Vorred­ne­rInnen, damit geht die Konzen­tra­tion der Zuhörer oft verloren. Wenn Sie einer Meinung sind, reicht ein “Ich stimme Herrn/Frau XY zu”.

10. Du sollst dir Notizen machen – aber leise!

Vermeiden Sie Tipp­ge­räu­sche mit der Tastatur. Audio­kon­fe­renz­sys­teme sind sehr empfind­lich und regis­trieren selbst die kleinsten Geräusche, auch das Tippen auf einer Tastatur. Deshalb sollten Sie bei TelKos entweder Ihr Mikrofon mit *6 auf Ihrer Tele­fon­tas­tatur stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen – oder halten Sie es trotz aller Digi­ta­li­sie­rung klassisch mit Papier und Stift.

Mode­ra­ti­ons­guide für digitale Sitzungen

Für die Mode­ra­tion gelten besondere Regeln während der Video- oder Tele­fon­kon­fe­renz. Sie hat die Aufgabe und Verant­wor­tung, zu mode­rieren und die Teil­neh­menden so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht. Dabei geht es auch um die Zufrie­den­heit der Sitzungs­teil­neh­menden.

Der wich­tigste Tipp lautet: Sie als Mode­ra­torIn können und müssen die Teil­neh­menden der Sitzung leiten. Sind alle zu Wort gekommen? Gibt es unge­klärte Fragen? Diese und weitere Punkte sollten Sie im Hinter­kopf behalten, wenn Sie eine digitale Sitzung mode­rieren.

Damit digitale Sitzungen für Sie zum Erfolg werden, haben wir Ihnen die wich­tigsten Tipps in einem kleinen Guide zusam­men­ge­stellt.

Aufgaben der Mode­ra­tion zu Beginn von digitalen Sitzungen

  • Stellen Sie sich vor und heißen Sie die Teil­neh­menden will­kommen
  • Stellen Sie sicher, dass kein Teil­neh­mender ein Problem mit der Verbin­dung hat
  • Beginnen Sie ggf. mit einem leichten Smalltalk. Er schafft eine angenehme Gesprächs­at­mo­sphäre für alle Teil­neh­menden
  • Stellen Sie das Ziel der Sitzung vor
  • Kündigen Sie die Gesprächs­dauer sowie even­tu­elle Pausen an
  • Erläutern Sie den Teil­neh­menden die Rede­zeit­be­schrän­kungen und weisen Sie daraufhin, dass Sie sie im Zwei­fels­fall unter­bre­chen werden
  • Geben Sie allen die Gele­gen­heit, etwas zu Beginn der Sitzung zu sagen, sinnvoll ist das eigene Vorstellen. So können Sie auch gleich prüfen, ob alle Teil­neh­menden gut zu verstehen sind
  • Bitten Sie alle Teil­neh­menden außerdem, vor dem eigenen Wort­bei­trag ihren oder seinen Namen zu nennen. Erst, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann die Namens­nen­nung entfallen
  • Bestimmen Sie eine/n Proto­koll­füh­rerIn
  • Bitten Sie um das Mini­mieren von Stör- und/oder Hinter­grund­ge­räu­schen

Aufgaben der Mode­ra­tion während einer digitalen Sitzung

  • Die Mode­ra­tion sollte viele Dinge, die in einem physi­schen Meeting vor Ort durch Gestik, Mimik und Körper­hal­tung über­mit­telt werden, durch Kommen­tare verdeut­li­chen. Dies beginnt damit, dass sie alle Teil­neh­menden persön­lich begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neue hinzu­schalten, sagt, wer bereits an der Sitzung teilnimmt. Auf diese Weise wird für alle Teil­neh­menden sichtbar, wer mit am virtu­ellen Tisch sitzt.
  • Sie sehen in einer digitalen Sitzung oft nicht, wenn sich Teil­neh­mende zu Wort melden wollen. Wenn Sie mode­rieren, fragen Sie immer ausdrück­lich nach der Wort­mel­dung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teil­neh­mende melden.
  • Da die Teil­neh­menden sich nicht vor Ort physisch begegnen, merken sie oft nicht, wenn zwei gleich­zeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wort­mel­dungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wort­mel­dungen und geben dann jedem einzelnen Teil­neh­menden das Wort.
  • Gerade in einer Tele­fon­kon­fe­renz fehlt der Blick­kon­takt. Diesen müssen Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teil­neh­menden immer mit Namen anspre­chen, wenn Sie sich direkt auf ihren Beitrag beziehen. Das gilt aber auch für Video­kon­fe­renzen!
  • Hören Sie konzen­triert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade wenn Teil­neh­mende sich nicht vor Ort persön­lich erleben, entstehen oft Miss­ver­ständ­nisse. Sprechen Sie diese gege­be­nen­falls an.
  • Wieder­holen Sie Zwischen­stände der Diskus­sion. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visua­li­sie­rung in einem Meeting – falls Sie nicht über weiter­ge­hende Funk­tionen einer Video­kon­fe­renz verfügen. Für alle Teil­neh­menden wird das Zusam­men­ge­tra­gene nochmals deutlich hörbar gemacht. Ihre Aufgabe als Mode­ra­tion ist es, dies in Worte umzu­setzen, um es so für alle präsent zu machen.

Aufgaben der Mode­ra­tion am Ende von digitalen Sitzungen

  • Fassen Sie am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkennt­nisse der Sitzung zusammen
  • Wieder­holen Sie die Aufgaben, die sich in der Sitzung ergeben haben (und den/die jeweils Verantwortliche/n)
  • Prüfen Sie, ob die Punkte Ihrer Agenda abge­ar­beitet wurden
  • Verab­schieden Sie die Teil­nehmer und weisen Sie ggf. auf Folge­ter­mine hin

Fazit

Nicht nur in „Corona-Zeiten“ bietet die Möglich­keit, auf digitale Sitzungen zu setzen einen erheb­li­chen Mehrwert für die Gremi­en­ar­beit. Wer die genannten Tipps beherzigt, kann erheblich Zeit & Geld sparen, wenn „physische Sitzungen“ durch digitale Konfe­renz­technik ergänzt – oder gar gänzlich ersetzt – werden (müssen).

Was „Corona“ für die Gemein­de­ar­beit bedeutet, können Sie übrigens in unserem Beitrag „Gottes­dienst streamen: Der unkom­pli­zierte Guide“ nachlesen.

Bei Fragen oder Bera­tungs­be­darf stehen wir Ihnen als die Werte­agentur telos commu­ni­ca­tion gerne zur Verfügung mit unseren Bera­tungs­leis­tungen und eigenen Schu­lungen – vor Ort oder im digitalen Raum!

Abspann

Dieser Beitrag wurde Ihnen präsentiert von der Werteagentur telos communication.

Das Start-Up für gemeinnützige Kommunikation unterstützt besonders bevorzugt Kirchengemeinden auf dem Weg zu einer erfolgreicheren Kommunikation – getreu dem Leitspruch Gutes besser kommunizieren.

Beide Gründer studierten vor Ihrem Wechsel in die Kommunikationsbranche selbst erfolgreich Theologie und kennen die kirchliche Kommunikation somit sowohl aus der Theorie als auch aus der Praxis.

Mehr erfahren Sie unter www.telos-communication.de oder HIER auf diesem Blog.

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