Warum digitale Sitzungen Sinn machen
Corona macht derzeit vieles unmöglich – aber auch erstaunlicherweise einiges möglich. Wie bei jeder Krise gibt es Gewinner und Verlierer. Und ein Gewinner ist aktuell die digitale Konferenztechnik, die ortsunabhängige Gremienkommunikation ermöglicht. Denn wenn Sitzungen vor Ort nicht stattfinden können, helfen alternative Meeting-Möglichkeiten die Kommunikation von Gremien aufrechtzuerhalten.
Die Vorteile der Digitalisierung von Gremienkultur liegen auf der Hand:
- Sie schonen Umwelt und Gesundheit, da Sie auf Geschäftsreisen verzichten
- Sie können auch über große Entfernungen hinweg Kontakt herstellen
- Sie leisten nur einmalige Anschaffungskosten und Fahrkosten entfallen
- Sie sparen Zeit, da Sie Ihren Arbeitsplatz nicht verlassen müssen
- Sie sind flexibel bei der Durchführung
Für digitale und ortsunabhängige Gremienkommunikation gibt es eine Reihe von Möglichkeiten – aber auch Regeln.
Wir stellen Ihnen die wichtigsten Tipps für digitale Meetings vor.
Vor dem Meeting
Bevor Sie mit Ihrem digitalen Meeting loslegen, sollten Sie folgende Fragen klären:
- Wie viele Personen nehmen am Meeting teil?
- An welchem Standort nehmen Teilnehmende am Meeting teil?
- Wollen Sie die Teilnehmenden auch zu Gesicht bekommen oder reicht eine Telefonkonferenz?
- Welche Materialien wollen Sie beim Meeting zum Einsatz bringen?
- Welches Equipment ist vorhanden?
- Welches Budget haben Sie zur Verfügung?
Entsprechend Ihrer Antworten sollten Sie sich für eine Video- oder Telefonkonferenz entscheiden. Hierfür eine kurze Entscheidungshilfe:
Die richtige Technik finden
Gesehen werden vs. nur gehört werden?
Der direkte Blickkontakt bei einer Videokonferenz ist ein klarer Vorteil: Sie können die Reaktionen des Gegenübers besser einschätzen. Andererseits müssen Sie bei Sitzungen mit verhältnismäßig vielen Personen Ihren Gesprächspartner ggf. erst in der Masse am Bildschirm suchen und sind eher abgelenkt. Nichtsdestotrotz kommt eine Videokonferenz der „seriösen“ Gremiensitzung vor Ort näher als eine Telefonkonferenz, die Sie auch im Pyjama absolvieren können.
Praktikabilität vs. Produktivität
Bei einer Telefonkonferenz können Sie nebenbei Notizen machen. Wohingegen dies bei einer Videokonferenz als unhöflich betrachtet werden kann. Denn im persönlichen Gespräch von Person zu Person wird erwartet, dass Sie den Blickkontakt aufrechterhalten. Hierbei bietet die Telefonkonferenz mehr Freiheiten, weil Sie weniger unter Beobachtung stehen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Planung vs. Spontanität
Für eine Telefonkonferenz benötigen Sie weniger Equipment. Im Grunde genommen reicht schon ein herkömmliches Telefon zur Durchführung aus – und Sie können direkt starten. Demgegenüber sind bei der Videokonferenz die Anschaffungskosten und der Aufwand zur Einrichtung größer. Darüber hinaus braucht es für eine Videokonferenz Erfahrung im Handling von Technik und Durchführung: Der Spontanität und Kreativität größter Feind ist der Technikteufel. Schließlich möchten Sie nicht ins Schwitzen geraten, wenn bei einem wichtigen Redebeitrag Bild und Ton ausfallen.
Medieneinsatz vs. Konzentration
Visuelle Einsatzmöglichkeiten bei einer Videokonferenz sind ein klarer Vorteil. Oder haben Sie schon einmal eine Präsentation am Telefon verfolgt? Bei Videokonferenzen können Sie Präsentation, Bilder etc. einblenden und Ihr Anliegen visualisieren. Aber geht es bei Ihrer Sitzung in erster Linie um konzentrierte Gesprächsführung bietet die Telefonkonferenz weniger Ablenkungen. Ihre Konzentration gilt vollständig dem Gespräch und nicht dem Bild oder den Geschehnissen im Hintergrund.
Standortgebundene Teilnahme vs. mobile Nutzung
Das benötigte Equipment bei einer Videokonferenz ist umfassender und zumeist teurer. An einer Telefonkonferenz können Sie auch unterwegs via Handy teilnehmen. Indessen lassen sich mit dem Smartphone mittlerweile auch Videokonferenzen realisieren. Dafür wird zumindest eine stabile Internetanbindung benötigt. Aber ob diese so stabil verläuft wie von zwei festen Standorten aus?
Den richtigen Anbieter finden
Aus der Erfahrung unserer Agenturarbeit mit Kirchen & Non-Profits wissen wir: Die Kasse ist meist klamm, der Anspruch aber professionell. Daher finden Sie hier eine Kurzübersicht zu kostenlosen und gleichzeitig professionell-pragmatischen Lösungen für Ihre digitalen Meetings.
Anbieter für Telefonkonferenzen
- Kostenloser Telefonkonferenz-Dienst für Vereine/Verbände/gemeinnützige Organisationen für bis zu 20 Teilnehmer
- Konferenzraum ist sofort verfügbar
- mit Webkonferenz
- meetgreen pflanzt in Kooperation mit Primaklima Bäume für einen eigenen Wald
- Kostenlose Telefonkonferenzen
- ohne vorherige Anmeldung möglich
- Online Einladungstool
- Online Steuerungspanel
- keine Grundgebühr
- Anzahl der Konferenzteilnehmer ist nicht beschränkt
- Web- und Telefonkonferenz zeitgleich abhalten
- Protokollierung durch Aufzeichnung der Telefonkonferenz
- Teilnehmer können vom Moderator rausgeschmissen werden
Anbieter für Videokonferenzen
- Kostenlos
- HD-Video und -Sprache
- Aktive Sprecheransicht
- Vollbild- und Galerieansicht
- Gleichzeitige Bildschirmfreigabe
- Mit Hilfe von Einwahl teilnehmen
- Kostenlos für 5 Teilnehmende
- 4K UHD Bildschirmauflösung
- End-to-End Verschlüsselung
- Datenschutzkonform
- Gleichzeitige Bildschirmfreigabe
- Kostenlose Pro-Version bis 2021 (s. offizielle Meldung von Microsoft)
- Online- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmenden
- HD-Video und -Sprache
- End-to-End Verschlüsselung
- Datenschutzkonform
- Gleichzeitige Bildschirmfreigabe
- Umfangreiche Features zur Projekt-Zusammenarbeit
Die richtigen Vorbereitungen treffen
Die Vorbereitung einer ortsunabhängigen Gremiensitzung im digitalen Raum kann genauso gehandhabt werden wie die eines physikalischen Meetings:
- Verschicken Sie die Einladungen mit den entsprechenden Einwahldaten an die Teilnehmenden
- Nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraussichtliche Dauer sowie die Themen des Gesprächs
- Verschicken Sie eine Agenda bzw. Tagesordnung
- Wenn es ein Protokoll zu einer vorangegangenen Gremiensitzung gibt, stellen Sie auch dieses zur Verfügung.
- Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld
- Wählen Sie sich zwei bis drei Minuten vor dem Termin rechtzeitig ein und testen Sie ggf. auch einen Tag vorher die Einwahl
Durchführung einer digitalen und ortsunabhängigen Gremiensitzung
Auch bei der Durchführung einer digitalen Gremiensitzung gehen Sie grundsätzlich genauso vor wie bei einem klassischen Präsenzmeeting:
- Alle an Bord?
Seien Sie kulant und geben Sie Nachzüglern bis zu 5 Minuten nach dem Sitzungsstart Zeit, sich einzuwählen.
- Regularien der Sitzung
Kommunizieren Sie die wichtigsten Regeln der Sitzung.
- Protokoll erforderlich?
Wenn es ein Protokoll zu dem Termin geben soll, muss der Protokollführer/die Protokollführerin festgelegt werden. Das kann vor oder zu Beginn der Sitzung erfolgen.
- Begrüßen & Vorstellen der Teilnehmenden
Wenn alle Teilnehmenden online sind, starten Sie mit der Begrüßung. Außerdem sollten sich die Teilnehmenden kurz vorstellen. Bei der Vorstellung in einer digitalen Sitzung (insbesondere in einer Telefonkonferenz) sollten Sie Ihren Namen, Ihre Abteilung und Position sowie Ihre Funktion bzw. Grund der Teilnahme an dem Meeting nennen. - Agenda
Stellen Sie kurz die Agenda und den geplanten Zeitrahmen des Meetings vor. Vergessen Sie nicht, auf das Ziel des Termins hinzuweisen. - Kommentieren von Unterlagen
Werden Unterlagen zum Termin herangezogen, sollten diese kurz kommentiert werden oder den Teilnehmenden bereits vor dem Meeting zur Verfügung gestellt werden.
- Dokumentation der Beiträge
Bei wichtigen Beiträgen sollte eine kurze Zusammenfassung erfolgen.
10 Gebote für digitale Sitzungen
Kennen Sie das und haben sich schon einmal während einer Sitzung darüber geärgert: Sie leisten gerade einen Beitrag zur Diskussion und Ihr Gegenüber steht nach umfangreichem Spielen von Candy-Crush o.ä. sowie exzessivem Schlürfen der Konferenzgetränke unmittelbar auf, um an sein klingelndes Smartphone zu gehen und den Raum zu verlassen mit den Worten: „Da muss ich unbedingt rangehen“ – den Mund dabei noch voll mit den ausgelegten Plätzchen?
Worüber man sich im herkömmlichen Sitzungsalltag ärgert, gilt auch bei Sitzungen im digitalen Raum – darüber hinaus gelten noch weitere Regeln, die wir für Sie in unseren 10 Geboten für digitale Sitzungen zusammengefasst haben.
1. Du sollst pünktlich sein!
Wählen Sie sich bereits kurz vor dem vereinbarten Termin in die Konferenzschaltung ein.
2. Du sollst vorbereitet sein!
Halten Sie die erforderlichen Unterlagen bereit, z.B. die Agenda oder Protokolle der vorherigen Sitzungen.
3. Du sollst nicht stören!
Stellen Sie sich vor, alle Teilnehmenden kauen, schlürfen und schmatzen zugleich in die Konferenzschaltung hinein! Also: kein Essen, kein Kaugummi, nicht einmal das Trinken ist während einer digitalen Sitzung zu empfehlen. Vermeiden Sie unnötigen Geräusche, stellen Sie Hintergrundgeräusche möglichst ab, hängen Sie ein „Nicht stören“-Schild an die Tür.
4. Du sollst den Anweisungen der Moderation folgen!
Die Moderation ist für das Ergebnis der Sitzung verantwortlich und steuert die Diskussion – nicht die Teilnehmenden. Erfolg oder Misserfolg einer Sitzung hängen immer auch von der Rolle der Moderation ab.
5. Du sollst höflich sein!
Auch in der digitalen Konferenz gilt: lassen Sie die anderen Teilnehmenden aussprechen, vermeiden Sie aggressive Sprache oder Anschuldigungen. Übrigens: Zuweilen werden Sitzungen auch aufgezeichnet und damit auch Ihr Verhalten!
6. Du sollst nur das Wort ergreifen, wenn du was zu sagen hast!
Melden Sie sich nur zu Wort, wenn es einen Mehrwert für die Sitzung bringt. Unnötiges Phrasendreschen zieht die Sitzung nur unnötig in die Länge und raubt allen Teilnehmenden Zeit und Konzentration.
7. Du sollst deinen Namen nennen!
In einem wenig vertrauten Teilnehmendenkreis sollte man bei jedem Redebeitrag den eigenen Namen nennen. Auch bei großen Sitzungen ist es sinnvoll, einen Beitrag mit dem eigenen Namen einzuleiten.
8. Du sollst deutlich und mit Sprechpausen sprechen!
Reden Sie in angemessener Lautstärke und langsamer als bei eine Face-to-Face-Sitzung – gerade wenn die anderen Probleme beim Zuhören haben. Sprechpausen sind wichtig, damit andere Konferenzteilnehmer Fragen sofort stellen können.
9. Du sollst kurz und knapp zustimmen!
Vermeiden Sie unnötige Wiederholungen der VorrednerInnen, damit geht die Konzentration der Zuhörer oft verloren. Wenn Sie einer Meinung sind, reicht ein „Ich stimme Herrn/Frau XY zu“.
10. Du sollst dir Notizen machen – aber leise!
Vermeiden Sie Tippgeräusche mit der Tastatur. Audiokonferenzsysteme sind sehr empfindlich und registrieren selbst die kleinsten Geräusche, auch das Tippen auf einer Tastatur. Deshalb sollten Sie bei TelKos entweder Ihr Mikrofon mit *6 auf Ihrer Telefontastatur stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen – oder halten Sie es trotz aller Digitalisierung klassisch mit Papier und Stift.
Moderationsguide für digitale Sitzungen
Für die Moderation gelten besondere Regeln während der Video- oder Telefonkonferenz. Sie hat die Aufgabe und Verantwortung, zu moderieren und die Teilnehmenden so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht. Dabei geht es auch um die Zufriedenheit der Sitzungsteilnehmenden.
Der wichtigste Tipp lautet: Sie als ModeratorIn können und müssen die Teilnehmenden der Sitzung leiten. Sind alle zu Wort gekommen? Gibt es ungeklärte Fragen? Diese und weitere Punkte sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie eine digitale Sitzung moderieren.
Damit digitale Sitzungen für Sie zum Erfolg werden, haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps in einem kleinen Guide zusammengestellt.
Aufgaben der Moderation zu Beginn von digitalen Sitzungen
- Stellen Sie sich vor und heißen Sie die Teilnehmenden willkommen
- Stellen Sie sicher, dass kein Teilnehmender ein Problem mit der Verbindung hat
- Beginnen Sie ggf. mit einem leichten Smalltalk. Er schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmenden
- Stellen Sie das Ziel der Sitzung vor
- Kündigen Sie die Gesprächsdauer sowie eventuelle Pausen an
- Erläutern Sie den Teilnehmenden die Redezeitbeschränkungen und weisen Sie daraufhin, dass Sie sie im Zweifelsfall unterbrechen werden
- Geben Sie allen die Gelegenheit, etwas zu Beginn der Sitzung zu sagen, sinnvoll ist das eigene Vorstellen. So können Sie auch gleich prüfen, ob alle Teilnehmenden gut zu verstehen sind
- Bitten Sie alle Teilnehmenden außerdem, vor dem eigenen Wortbeitrag ihren oder seinen Namen zu nennen. Erst, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann die Namensnennung entfallen
- Bestimmen Sie eine/n ProtokollführerIn
- Bitten Sie um das Minimieren von Stör- und/oder Hintergrundgeräuschen
Aufgaben der Moderation während einer digitalen Sitzung
- Die Moderation sollte viele Dinge, die in einem physischen Meeting vor Ort durch Gestik, Mimik und Körperhaltung übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlichen. Dies beginnt damit, dass sie alle Teilnehmenden persönlich begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neue hinzuschalten, sagt, wer bereits an der Sitzung teilnimmt. Auf diese Weise wird für alle Teilnehmenden sichtbar, wer mit am virtuellen Tisch sitzt.
- Sie sehen in einer digitalen Sitzung oft nicht, wenn sich Teilnehmende zu Wort melden wollen. Wenn Sie moderieren, fragen Sie immer ausdrücklich nach der Wortmeldung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teilnehmende melden.
- Da die Teilnehmenden sich nicht vor Ort physisch begegnen, merken sie oft nicht, wenn zwei gleichzeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wortmeldungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wortmeldungen und geben dann jedem einzelnen Teilnehmenden das Wort.
- Gerade in einer Telefonkonferenz fehlt der Blickkontakt. Diesen müssen Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teilnehmenden immer mit Namen ansprechen, wenn Sie sich direkt auf ihren Beitrag beziehen. Das gilt aber auch für Videokonferenzen!
- Hören Sie konzentriert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade wenn Teilnehmende sich nicht vor Ort persönlich erleben, entstehen oft Missverständnisse. Sprechen Sie diese gegebenenfalls an.
- Wiederholen Sie Zwischenstände der Diskussion. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting – falls Sie nicht über weitergehende Funktionen einer Videokonferenz verfügen. Für alle Teilnehmenden wird das Zusammengetragene nochmals deutlich hörbar gemacht. Ihre Aufgabe als Moderation ist es, dies in Worte umzusetzen, um es so für alle präsent zu machen.
Aufgaben der Moderation am Ende von digitalen Sitzungen
- Fassen Sie am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkenntnisse der Sitzung zusammen
- Wiederholen Sie die Aufgaben, die sich in der Sitzung ergeben haben (und den/die jeweils Verantwortliche/n)
- Prüfen Sie, ob die Punkte Ihrer Agenda abgearbeitet wurden
- Verabschieden Sie die Teilnehmer und weisen Sie ggf. auf Folgetermine hin
Fazit
Nicht nur in „Corona-Zeiten“ bietet die Möglichkeit, auf digitale Sitzungen zu setzen einen erheblichen Mehrwert für die Gremienarbeit. Wer die genannten Tipps beherzigt, kann erheblich Zeit & Geld sparen, wenn „physische Sitzungen“ durch digitale Konferenztechnik ergänzt – oder gar gänzlich ersetzt – werden (müssen).
Was „Corona“ für die Gemeindearbeit bedeutet, können Sie übrigens in unserem Beitrag „Gottesdienst streamen: Der unkomplizierte Guide“ nachlesen.
Bei Fragen oder Beratungsbedarf stehen wir Ihnen als die Werteagentur telos communication gerne zur Verfügung mit unseren Beratungsleistungen und eigenen Schulungen – vor Ort oder im digitalen Raum!